Utiliser la commande précédente comme référence
Retrouvez la dernière liste d’articles confirmée et communiquez sa référence. Reprenez-y l’identité des produits : langue, extension ou édition, numéro de carte ou unité de conditionnement. L’ancien document aide à retrouver un produit ; il ne garantit automatiquement ni le même prix ni la même disponibilité.
Avant l’envoi, vérifiez si vos souhaits ont évolué. Vous avez peut-être besoin de moins de variantes, d’autres quantités ou d’une nouvelle date de livraison. Inscrivez ces changements dans la nouvelle demande au lieu de demander globalement « exactement la même chose ». Cela facilite une vérification actuelle.
Séparer les lignes reprises des nouvelles lignes
Indiquez pour chaque ligne si vous souhaitez la redemander, l’ajouter, la supprimer ou la remplacer. En cas de modification de quantité, donnez le nouveau total et rappelez l’ancienne quantité. « Davantage de ce produit » seul peut sinon désigner un supplément ou un nouveau total.
Le tableau à compléter ci-dessous sert à formuler une demande et n’entraîne pas de modification automatique. Si vous renseignez un remplacement, reliez-le à l’article supprimé. Chaque changement pourra ainsi être confirmé séparément ou rester ouvert dans la réponse.
| Ligne / référence exacte | Action | Quantité précédente | Nouveau total souhaité |
|---|---|---|---|
| ___ | redemander | ___ | ___ |
| ___ | ajouter / supprimer | ___ | ___ |
| ___ → ___ | étudier un remplacement | ___ | ___ |
Confirmer disponibilité et prix actuels
Faites vérifier la nouvelle sélection avec les quantités et prix actuels, ainsi que le transport et les autres coûts convenus. Un réassort peut avoir un autre volume et nécessiter un nouveau calcul du transport. Rattachez la réponse à la date de la nouvelle demande.
Si une édition ou un conditionnement est désormais proposé autrement, comparez-le à votre ancienne référence. Vérifiez si le contenu correspond encore à votre usage de vente et si le nombre nécessaire change. Le seul nom d’une série connue ne suffit pas à considérer sans contrôle une nouvelle variante comme un réassort identique.
Demander les modifications au bon moment
Pour une commande en cours, commencez par communiquer sa référence et la dernière étape de traitement confirmée. Demandez ensuite la modification précise. Sa faisabilité doit être vérifiée selon la préparation, la composition et le planning d’expédition réels.
Distinguez votre demande de l’accord reçu. Tant qu’une modification n’est pas confirmée, elle doit rester un souhait dans vos documents. Cela s’applique aussi à l’adresse de livraison, à une réduction de quantité ou à une autre date. Aucun état de paiement ne garantit ici une possibilité générale de modification ou d’annulation à toutes les étapes de traitement.
Consigner une liste finale sans ambiguïté
Après accord, réunissez la sélection valable dans une seule liste finale. Elle indique produits, nouveaux totaux, adresse de livraison, coûts confirmés et étapes suivantes convenues. Marquez clairement les lignes supprimées pour qu’elles ne réintègrent pas la commande à partir d’un ancien message.
Datez la liste ou donnez-lui un numéro de version clair et conservez sa confirmation. Les deux parties se référeront à cette version pour la prochaine question. Les échanges précédents restent dans l’historique sans être confondus avec la commande valable. Pour un réassort ultérieur, vous pourrez reprendre cette version précisément confirmée comme référence produit.
Ouvre WhatsApp. Vous vérifiez et envoyez vous-même le message.